Whistleblowing

Si possono segnalare comportamenti, atti od omissioni che ledono l’integrità della Società consistenti in:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. n. 231/01;
• violazioni del Modello 231;
  inoltre
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea contro la frode;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno (comprese le violazioni delle norme dell’Unione Europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società);
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea.

Oggetto della segnalazione sono le informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti le violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nella Società, nonché gli elementi riguardanti le condotte volte a occultare tali violazioni.

È necessario che la segnalazione sia il più possibile circostanziata.
In particolare è necessario risultino chiare:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• la descrizione del fatto;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.
  È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

La segnalazione non può riguardare informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, notizie prive di fondamento e le c.d. “voci di corridoio”.

Il Whistleblowing non riguarda le contestazioni, rivendicazioni o richieste che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate per le quali occorre sempre fare riferimento alla disciplina e alle procedure di competenza della Direzione Risorse Umane, a meno che le stesse non siano collegate o collegabili alla violazione di regole procedimentali interne alla Società e siano sintomo di un malfunzionamento della stessa.
Il Whistleblowing non riguarda le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate a un interesse di carattere personale poiché la ratio dell’istituto attiene alla tutela dell’integrità della Società

Sono legittimate a segnalare le persone che operano nel contesto lavorativo della Società in qualità di:

• lavoratori subordinati (dipendenti), compresi i lavoratori somministrati;
• lavoratori autonomi, nonché titolari di un rapporto di collaborazione;
• lavoratori o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
• liberi professionisti e consulenti;
• volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
• azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

È possibile segnalare nei seguenti casi:
a) quando il rapporto giuridico tra soggetto segnalante e Società è in corso;
b) quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
c) durante il periodo di prova;
d) successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Le segnalazioni possono essere trasmesse attraverso i seguenti canali appositamente predisposti:

• canale interno (gestito dal Presidente dell’Organismo di Vigilanza);
• canale esterno (gestito dall’ANAC);
• divulgazione pubblica;
• denuncia all’Autorità Giudiziaria o Contabile.

La scelta del canale di segnalazione non è rimessa alla discrezione del soggetto segnalante.
In via prioritaria è favorito l’utilizzo del canale interno e, solo al ricorrere di una delle condizioni di cui all’art. 6 del D.lgs. n. 24/2023 (cfr. segnalazione esterna – presupposti per la segnalazione esterna), è possibile effettuare una segnalazione esterna o, al ricorrere di una delle condizioni di cui all’art. 15 del D.lgs. n. 24/2023 (cfr. divulgazione pubblica – presupposti per la divulgazione pubblica), una divulgazione pubblica.

Le segnalazioni anonime e la loro trattazione:
Il Presidente dell’Organismo di Vigilanza considera le segnalazioni anonime alla stregua di segnalazioni ordinarie.
Le segnalazioni anonime, ove circostanziate, anche per ANAC sono equiparate a segnalazioni ordinarie e in tal caso considerate nei propri procedimenti di vigilanza “ordinari”.

Il segnalante, collegandosi all’apposita piattaforma web, deve fornire, attraverso un percorso standard con inserimenti obbligati, tutti gli elementi utili a consentire al Presidente dell’Organismo di Vigilanza di procedere alle dovute e appropriate verifiche e accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.
È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.

Le segnalazioni saranno prese in considerazione solo se adeguatamente dettagliate e circostanziate, se prive di manifesta portata strumentale ed emulativa, diffamatoria o calunniosa.
Non sono meritevoli di tutela le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci o contenenti informazioni che il segnalante sa essere false.

Al termine dell’inserimento della segnalazione, il sistema genera in automatico un codice numerico che permette al segnalante di:

• accedere direttamente alla segnalazione;
• visualizzare lo stato di avanzamento della segnalazione;
• interloquire con il Presidente dell’Organismo di Vigilanza;
• inserire/allegare ulteriori informazioni/dati che ritiene utili a completamento della segnalazione e/o richiesti dal Presidente dell’Organismo di Vigilanza.

È onere del segnalante:

• prendere correttamente nota del codice numerico e conservarlo con cura;
• provvedere alla consultazione periodica della segnalazione sulla piattaforma web al fine di verificare il riscontro dato alla stessa.
  In caso di smarrimento, il codice numerico non potrà essere recuperato o duplicato in alcun modo e quindi il segnalante sarà tenuto a effettuare una nuova segnalazione.

La piattaforma web, attraverso l’utilizzo della crittografia, garantisce la sicurezza dei dati comunicati per tutte le evidenze documentali e multimediali fornite in fase di inserimento delle segnalazioni.
La segnalazione, inoltrata attraverso la piattaforma web, sarà inviata automaticamente al Presidente dell’Organismo di Vigilanza, unico destinatario in grado di ricevere e gestire la segnalazione.

La segnalazione può essere inviata al Presidente dell’Organismo di Vigilanza anche attraverso posta ordinaria (in busta chiusa) al seguente indirizzo:
Acque S.p.A. – Presidente Organismo di Vigilanza 231,
via A. Bellatalla, 1 – 56121 Ospedaletto (PI).

In tal caso il segnalante:

• dovrà specificare sulla basta la dicitura “SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING”, al fine di consentire la protocollazione direttamente sulla busta (senza aprirla);
• non dovrà indicare i propri dati identificativi sulla busta stessa.
  La busta (chiusa), espletate le procedure di protocollazione, verrà poi inserita, dal personale dell’ufficio Protocollo, in una seconda busta, chiusa e inviata per posta al Presidente dell’Organismo di Vigilanza nel più breve tempo possibile.

Laddove la segnalazione appare, ad una prima valutazione sommaria, di eventuale rilevanza sul piano 231, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza informa l’Organismo di Vigilanza.

Qualora la segnalazione interna sia presentata a un soggetto diverso dal Presidente dell’Organismo di Vigilanza, attraverso qualsiasi diverso canale, il ricevente dovrà trasmetterla, entro sette giorni dal suo ricevimento, al Presidente dell’Organismo di Vigilanza, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante. In tal caso, al fine di godere delle tutele previste dal D.lgs. n. 24/2023 (cfr. tutela del segnalante), il segnalante dovrà specificare nell’oggetto che trattasi di “SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING”.

Il Presidente dell’Organismo di Vigilanza svolge le attività di seguito descritte.

a) Rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione.

b) Valuta la segnalazione al fine di verificarne l’ammissibilità tra i casi di Whistleblowing.
La segnalazione è considerata inammissibile per:

• manifesta mancanza di interesse all’integrità della Società;
• manifesta incompetenza sulle questioni segnalate;
• manifesta infondatezza per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
• accertato contenuto generico della segnalazione tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero segnalazione corredata da documentazione non appropriata o inconferente;
• produzione di sola documentazione in assenza della segnalazione di condotte illecite o irregolarità;
• mancanza dei dati che costituiscono elementi essenziali della segnalazione.
  Il Presidente dell’Organismo di Vigilanza, ricevuta la segnalazione, ove quanto denunciato non sia adeguatamente circostanziato, può chiedere al segnalante di integrarla, sempre attraverso la piattaforma web, o anche di persona, ove il segnalante acconsenta.
  In caso di inammissibilità, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza comunica l’esito della valutazione al segnalante e la segnalazione si considera “chiusa”.

c) Dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute, attivandosi per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate.
Non spetta al Presidente dell’Organismo di Vigilanza accertare le responsabilità individuali, qualunque natura esse abbiano, né svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dalla Società oggetto di segnalazione, a pena di sconfinare nelle competenze dei soggetti a ciò preposti all’interno della Società ovvero della magistratura.
Per lo svolgimento dell’istruttoria, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza può avviare un dialogo con il segnalante, chiedendo allo stesso chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori, tramite la stessa piattaforma web o anche di persona. Ove necessario, può anche acquisire atti e documenti da altri uffici e può avvalersi del loro supporto, può coinvolgere terze persone, tramite audizioni e altre richieste, avendo sempre cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza del segnalante, della persona coinvolta nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
Per svolgere l’attività di verifica e di analisi delle segnalazioni, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza può avvalersi di un gruppo di lavoro dedicato, composto da soggetti in possesso di competenze trasversali, da costituire mediante un atto formale di volta in volta costituito in ragione delle specifiche competenze richieste dall’attività istruttoria.
Nell’ipotesi in cui la segnalazione abbia rilevanza sul piano 231, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza chiede collaborazione all’Organismo di Vigilanza per lo svolgimento dell’istruttoria.
Nell’ipotesi in cui la segnalazione abbia rilevanza ai fini della norma UNI ISO 37001, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza procederà ad informare quanto prima la Funzione di Conformità per la Prevenzione della Corruzione che sarà coinvolta nell’attività istruttoria.

d) Fornisce riscontro alla segnalazione comunicando alla persona segnalante entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione – informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione.
Qualora, a seguito dell’attività svolta, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza ravvisi elementi di manifesta infondatezza della segnalazione, ne dispone l’archiviazione con adeguata motivazione.
Qualora, invece, ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione è opportuno si rivolga immediatamente agli organi preposti interni o enti/istituzioni esterne, ognuno secondo le proprie competenze, trasmettendo una relazione sulle risultanze istruttorie e le attività svolte e avendo sempre cura di tutelare la riservatezza dell’identità del segnalante.
Resta fermo che gli organi riceventi da quel momento agiranno in qualità di titolari del trattamento dei dati.

In base a quanto disposto dall’art. 6 del D.lgs. n. 24/2023, la persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della presentazione della stessa, ricorre una delle seguenti condizioni:
a) ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
b) ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
c) ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Laddove il Presidente dell’Organismo di Vigilanza – gestore del canale interno – versi in un’ipotesi di conflitto di interessi rispetto ad una specifica segnalazione (in quanto, ad esempio, soggetto segnalato o segnalante), si ritiene che ricorra una delle condizioni per effettuare una segnalazione esterna, non potendo essere assicurato che alla segnalazione sia dato efficace seguito.

La segnalazione esterna è indirizzata all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) tramite i canali dalla stessa attivati (cfr. sito web ANAC).

Le segnalazioni esterne possono essere effettuate:

• in forma scritta, tramite la piattaforma informatica, oppure
• in forma orale, attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

La segnalazione esterna presentata a un soggetto diverso dall’ANAC è trasmessa a quest’ultima, entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

L’ANAC svolge le seguenti attività:
a) fornisce a qualsiasi persona interessata informazioni sull’uso del canale di segnalazione esterna e del canale di segnalazione interna, nonché sulle misure di protezione previste in materia di whistleblowing dal D.lgs. n. 24/2023;
b) dà avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione esterna entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante ovvero salvo il caso in cui l’ANAC ritenga che l’avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell’identità della persona segnalante;
c) mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e richiede a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
d) dà diligente seguito alla segnalazione ricevuta;
e) svolge l’istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti;
f) dà riscontro alla persona segnalante entro tre mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, sei mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei sette giorni dal ricevimento;
g) comunica alla persona segnalante l’esito finale, che può consistere anche nell’archiviazione o nella trasmissione alle autorità competenti o in una raccomandazione o in una sanzione amministrativa.

L’ANAC dispone, inoltre, l’invio delle segnalazioni aventi a oggetto informazioni sulle violazioni che non rientrano nella propria competenza alla competente autorità amministrativa o giudiziaria, ivi comprese le istituzioni, gli organi o gli organismi dell’Unione Europea, e dà contestuale avviso alla persona segnalante dell’avvenuto rinvio. L’autorità amministrativa competente svolge l’attività di cui alle precedenti lettere c), d), e), f) e g) e garantisce, anche tramite ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

L’ANAC può non dare seguito alle segnalazioni che riportano violazioni di lieve entità e procedere alla loro archiviazione.

La persona segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista dal D.lgs. n. 24/2023 se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:
a) ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
b) ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
c) ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Divulgare pubblicamente vuol dire rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

Nella divulgazione pubblica, ove il soggetto riveli volontariamente la propria identità, non viene in rilievo la tutela della riservatezza, ferme restando tutte le altre forme di protezione previste dal D.lgs. n. 24/2023.

La persona che, nell’ambito della propria attività lavorativa/professionale, sia venuta a conoscenza degli illeciti (presunti o effettivi) compresi nell’ambito oggettivo di cui al D.lgs. n. 24/2023 (cfr. “cosa si può segnalare”) può anche valutare di rivolgersi alle Autorità nazionali competenti, giudiziarie e contabili.

Qualora il soggetto segnalante rivesta la qualifica di pubblico ufficiale o di incaricato di pubblico servizio, anche laddove lo stesso abbia effettuato una segnalazione attraverso i canali interni o esterni previsti dal D.lgs. n. 24/2023, non è esonerato dall’obbligo – in virtù di quanto previsto dal combinato disposto dell’art. 331 c.p.p. e degli artt. 361 e 362 c.p – di denunciare alla competente Autorità giudiziaria o contabile i fatti penalmente rilevanti e le ipotesi di danno erariale.

Resta fermo che, laddove il soggetto segnalnte denunci un reato all’Autorità giudiziaria ai sensi degli artt. 361 o 362 c.p. e poi venga discriminato per via della segnalazione, potrà beneficiare delle tutele previste dal D.lgs. n. 24/2023 per le ritorsioni subite.
Anche gli uffici delle Autorità giurisdizionali cui è sporta la denuncia sono tenuti al rispetto delle regole sulla tutela della riservatezza e del contenuto delle segnalazioni di cui al D.lgs. n. 24/2023.

Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.

L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione/elemento della segnalazione – inclusa la documentazione ad essa allegata – da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 e dell’articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al D.lgs. n. 196/2003.
Pertanto, il trattamento di tali elementi da parte del Presidente dell’Organismo di Vigilanza sarà improntato alla massima cautela, a cominciare dall’oscuramento dei dati qualora, per ragioni istruttorie, altri soggetti (interni o esterni) ne debbano essere messi a conoscenza. In questa ipotesi, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza non trasmette la segnalazione a tali soggetti, ma solo gli esiti delle verifiche eventualmente condotte, e presta la massima attenzione per evitare che dalle informazioni e dai fatti descritti si possa risalire all’identità del segnalante.
La violazione della riservatezza dell’identità del segnalante è fonte di responsabilità disciplinare sia per il Presidente dell’Organismo di Vigilanza sia per tutti gli altri soggetti che possano conoscere la segnalazione, con i dati e le informazioni in essa contenuti (gruppo di lavoro a supporto del Presidente dell’Organismo di Vigilanza).
In caso di successiva trasmissione della segnalazione alle Autorità competenti, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza deve evidenziare all’Autorità che si tratta di segnalazione pervenuta da un soggetto cui l’ordinamento riconosce la tutela rafforzata della riservatezza propria del whistleblowing, previa notifica al segnalante.

Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale.

Nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria.

Nell’ambito del procedimento disciplinare attivato dalla Società contro il presunto autore della condotta segnalata, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.
Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.
In tal caso, è dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, nonché nelle procedure di segnalazione interna ed esterna quando la rivelazione della identità della persona segnalante e delle informazioni da cui la stessa può evincersi è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.

La Società, l’ANAC, nonché le autorità amministrative cui l’ANAC trasmette le segnalazioni esterne di loro competenza, tutelano l’identità delle persone coinvolte [persone fisiche o giuridiche menzionate nelle segnalazioni come persone alle quali le violazioni segnalate sono attribuite o come persone comunque implicate nelle violazioni] e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

La segnalazione è sottratta all’accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della L. n. 241/1990, nonché dagli articoli 5 e seguenti del D.lgs. n. 33/2013.

Nelle procedure di segnalazione interna ed esterna, la persona coinvolta può essere sentita, ovvero, su sua richiesta, è sentita, anche mediante procedimento cartolare attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.

• Estensione dei soggetti tutelati

Soggetti tutelati dalle ritorsioni poste in essere in ragione della segnalazione sono:

1. il soggetto segnalante;
2. il facilitatore [persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza viene mantenuta riservata];
3. le persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante e che sono legate a esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
4. i colleghi di lavoro della persona segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
5. gli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali la stessa persona lavora, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo della predetta persona.

• Condizioni

Condizioni per la protezione (devono sussistere entrambe):

1. al momento della segnalazione o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, la persona segnalante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere e rientrassero nell’ambito oggettivo di cui all’articolo 1 del D.lgs. 24/2023 (cfr. “cosa si può segnalare”) – non sono sufficienti invece semplici supposizioni o voci di corridoio così come notizie di pubblico dominio; non rileva invece, ai fini delle tutele, la circostanza che il soggetto abbia segnalato, effettuato divulgazioni pubbliche o denunce pur non essendo certo dell’effettivo accadimento dei fatti segnalati o denunciati e/o dell’identità dell’autore degli stessi o riportando anche fatti inesatti per via di un errore genuino -;
2. la segnalazione o la divulgazione pubblica è stata effettuata sulla base di quanto previsto dal capo II del D.lgs. 24/2023 (cfr. come fare una segnalazione interna; presupposti per segnalazione esterna; come fare una segnalazione esterna; presupposti per la divulgazione pubblica; come fare una divulgazione pubblica) – nel caso di segnalazioni inviate a un soggetto diverso da quello competente, quest’ultimo deve trasmetterle senza ritardo al soggetto autorizzato a ricevere e gestire le segnalazioni, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante. Al fine di consentire tale trasmissione tempestiva, il segnalante deve indicare chiaramente nell’oggetto della segnalazione (e/o sulla busta, in caso si scelga la posta ordinaria come mezzo di comunicazione) che si tratta di “SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING”.

Quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele qui descritte non sono garantite e alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare.

• Cosa si intende per ritorsione

Per ritorsione si intende qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

Di seguito sono indicate, a titolo esemplificativo e non esaustivo, talune fattispecie che costituiscono ritorsioni:
a) il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
b) la retrocessione di grado o la mancata promozione;
c) il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
d) la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
e) le note di merito negative o le referenze negative;
f) l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
g) la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
h) la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
i) la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
l) il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
m) i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
n) l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro;
o) la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
p) l’annullamento di una licenza o di un permesso;
q) la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

• A chi comunicare le ritorsioni subite

I soggetti tutelati possono comunicare all’ANAC, tramite i canali dalla stessa attivati (cfr. sito web ANAC), le ritorsioni che ritengono di aver subito.
L’ANAC informa l’Ispettorato Nazionale del Lavoro per i provvedimenti di propria competenza.

Al fine di acquisire elementi istruttori indispensabili all’accertamento delle ritorsioni, l’ANAC può avvalersi della collaborazione dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro, ferma restando l’esclusiva competenza dell’ANAC in ordine alla valutazione degli elementi acquisiti e all’eventuale applicazione delle sanzioni amministrative di cui all’articolo 21 del D.lgs. n. 24/2023.

• Nullità degli atti ritortivi

Ai sensi dell’art. 19, co. 3, del D.lgs. n. 24/2023,

1. gli atti eventualmente assunti in violazione del divieto di ritorsione sono NULLI;
2. se una persona viene licenziata in seguito a segnalazione/denuncia avrà diritto a essere reintegrata nel posto di lavoro.

La dichiarazione di nullità degli atti ritorsivi spetta all’autorità giudiziaria.
L’autorità giudiziaria adotta tutte le misure, anche provvisorie, necessarie ad assicurare la tutela alla situazione giuridica soggettiva azionata, ivi compresi:

1. il risarcimento del danno;
2. la reintegrazione nel posto di lavoro;
3. l’ordine di cessazione della condotta ritorsiva;
4. la dichiarazione di nullità degli atti adottati.

• Inversione dell’onere della prova

Nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi o comunque di controversie stragiudiziali aventi a oggetto l’accertamento dei comportamenti, atti o omissioni vietati posti in essere nei confronti del soggetto segnalante, si presume che gli stessi siano stati realizzati a causa della segnalazione. L’onere di provare che tali condotte o atti sono motivati da ragioni estranee alla segnalazione è a carico di colui che li ha posti in essere.

In caso di domanda risarcitoria presentata all’autorità giudiziaria dal soggetto segnalante, se tale psoggetto dimostra di aver effettuato, ai sensi del D.lgs. n. 24/2023, una segnalazione, una divulgazione pubblica o una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile e di aver subito un danno, si presume, salvo prova contraria, che il danno sia conseguenza di tale segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.

Non è punibile il soggetto segnalante che rileva o diffonde informazioni sulle violazioni:

• coperte dall’obbligo di segreto;
• relative alla tutela del diritto d’autore;
• relative alla protezione dei dati personali;
• che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata [persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione/denuncia come persona alla quale le violazioni segnalate/denunciate sono attribuite o come persona comunque implicata nelle violazioni].

La scriminante penale opera quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi siano fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni sia necessaria per svelare la violazione e la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile è effettuata nelle modalità richieste.

Quando ricorrono le ipotesi di cui sopra, è esclusa altresì ogni ulteriore responsabilità, anche di natura civile o amministrativa.
Salvo che il fatto costituisca reato, è esclusa la responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, per l’acquisizione delle informazioni sulle violazioni o per l’accesso alle stesse.

Presso l’ANAC è istituito l’elenco degli enti del Terzo settore che forniscono alle persone segnalanti misure di sostegno.
L’elenco, pubblicato dall’ANAC sul proprio sito, contiene gli enti del Terzo settore che esercitano, secondo le previsioni dei rispettivi statuti, le attività di cui all’articolo 5, comma 1, lettere v) e w), del D.lgs. n. 117/2017, e che hanno stipulato convenzioni con l’ANAC.

Sono misure di sostegno le informazioni, l’assistenza e le consulenze a titolo gratuito:

• sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione Europea;
• sui diritti della persona coinvolta;
• sulle modalità e sulle condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.

Ogni trattamento dei dati personali, compresa la comunicazione tra le autorità competenti, è effettuato a norma del regolamento (UE) 2016/679, del D.lgs. n. 196/2003 e del D.lgs. n. 51/2018.
La comunicazione di dati personali da parte delle istituzioni, degli organi o degli organismi dell’Unione Europea è effettuata in conformità del regolamento (UE) 2018/1725.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.

I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del D.lgs. n. 196/2003.

I trattamenti di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni sono effettuati dalla Società – nell’ambito delle segnalazioni interne -, dall’ANAC – nell’ambito delle segnalazioni esterne -, e dalla autorità competenti cui le segnalazioni vengono trasmesse, in qualità di titolari del trattamento, nel rispetto dei principi di cui agli articoli 5 e 25 del regolamento (UE) 2016/679 o agli articoli 3 e 16 del D.lgs. n. 51/2018, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte ai sensi degli articoli 13 e 14 del medesimo regolamento (UE) 2016/679 o dell’articolo 11 del citato D.lgs. n. 51/2018, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

L’informativa è consultabile nella sezione privacy.

Le segnalazioni, interne ed esterne, e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’articolo 12 del D.lgs. n. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del D.lgs. n. 51/2018.

Se per la segnalazione (esterna) si utilizza una linea telefonica registrata o un altro sistema di messaggistica vocale registrato, la segnalazione, previo consenso della persona segnalante, è documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante trascrizione integrale. In caso di trascrizione, la persona segnalante può verificare, rettificare o confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione.
Se per la segnalazione (esterna) si utilizza una linea telefonica non registrata o un altro sistema di messaggistica vocale non registrato, la segnalazione è documentata per iscritto mediante resoconto dettagliato della conversazione a cura del personale addetto. La persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione.

Quando, su richiesta della persona segnalante, la segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro con il personale addetto, essa, previo consenso della persona segnalante, è documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale. In caso di verbale, la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.